QPR ProcessDesigner Nasıl Çalışır?
QPR ProcessDesigner dinamik çözümünde üç temel unsur vardır. Bunlar:
- QPR ProcessDesigner,
- QPR ProcessDesigner Server ve
- Kullanıcı (Web Portal) dır.
Süreç modeli oluşturmak
QPR ProcessDesigner programı, yönetim sistemi ve modeli oluşturacak kişi/kişilerin bilgisayarına kurulur. Normal olarak bu programın kullanım eğitimi normal bir bilgisayar kullanıcısı için ortalama 3 saat civarındadır. İlave yazılım bilgisi gerektirmez.
QPR ProcessDesigner ile yönetim sistemi modeli oluşturulur. Bu model oluşturulurken doğal olarak bir yönetim sisteminde yer alması gereken her şey model içine konabilir. Sadece süreç yönetimi değil, sonuç olarak tüm yönetim sistemi burada tanımlanmış olur. Yani siz PD içine kuruluşunuzdaki bütün ana unsurları dâhil edebilirsiniz.
Bir başka deyişle organizasyon şemanız, görev yetki ve sorumluluklarınız, süreçleriniz, süreç ilişkileriniz, organizasyonda yer alan kişiler, kullandığınız tüm dokümantasyon bir arada bulunabilmekte ve sizin kuruluşunuzda yer alan unsurların birbiri ile ilişkisi de otomatik olarak PG tarafından yönetilmektedir. Böylece herhangi bir süreç adımının, bir görevin hangi sürecin parçası olduğunu bilirsiniz. Bu görevi organizasyondaki hangi birimin yapacağını bilirsiniz, bu görevi yaparken kullanılacak dokümanları bilirsiniz, sorumluları bilirsiniz ve bu süreçle ilgili performans parametrelerini koymanız ve daha sonra ölçüm sonuçlarını da buraya girmeniz mümkündür. Designer da yer alan tüm dokümantasyon, organizasyon şeması, süreçler ve ilişkileri günceldir. Kullanıcıların güncel olmayan bir bilgiye ulaşmaları mümkün değildir.
Designeri kullanma yetkisi olmayan başka hiçbir kullanıcı sistemle ilgili herhangi bir değişikliği teknik olarak yapamaz. Bu da sistemin güvenilir ve güncel kalmasını sağlar.
Değişikliklerin yapılması
QPR PD sihirli ya da akıllı alanlara sahiptir. Bu akıllı alanlar sayesinde tüm bir faaliyet adımını yazarak o alana sürüklediğinizde faaliyet adımı o alandaki organizasyon sorumlusunun görev tanımları içine girer yani görev tanımları, oturulup masa başında düşünülerek değil kuruluşun içindeki süreç adımlarının (bir başka deyişle şirket içinde yapılan işlerin ve görevlerin) otomatik olarak toplanması ile elde edilir. Bu akıllı alanlar ve verilerin veri tabanında yer alması ve yönetimlerindeki kolaylıktan dolayı QPR ProcessDesigner içinde değişiklikleri yapmak son derece kolaydır. Günler sürecek değişiklikler dakikalar içinde yapılabilmektedir. Bu nedenle süreçlerin ilk tanımlandığı zamanların dışında normal olarak Designer kullanımı için ayrıca bir çalışan tahsis edilmemektedir. Yapılan değişiklikler, ilgili ilişkileri değiştirdiğinden her şey güncelliğini sürdürebilmektedir.
Sistem ve Süreç ile ilgili bilgilerin Paylaşılması
QPR BizArchitecture Server: Bu Server kuruluşun ağındaki uygun bir bilgisayara kurulan bir yazılımdır. Bu yazılımla ilgili ayarlar için 1 saatlik eğitim yeterlidir. QPR ProcessDesigner doğrudan bu bilgisayara bağlıdır. (İkisi aynı bilgisayar üzerinde de olabilir) Hazırlanan yönetimi sistemi modeli ile ilgili tüm bilgiler buradaki bir veri tabanı üzerinde bulundurulur. Bu server üzerinde yer alan bir Foundation Server üzerinde kullanıcıların bilgi ve şifreleri burada saklanır. Server üzerinde ayrıca var olan bir Web Application sunucusu yardımıyla Ağ üzerinde modelin kullanıcılara iletilmesini ve kullanıcıların birbirleriyle iletişimini sağlayan kişisel Portallar oluşturulur.
Süreç ve bilgilerin paylaşımında yetki sahibi, Designer kullanıcısıdır. Designer, User Management Kullanıcı yönetimi yardımıyla kullanıcıların süreçler üzerindeki haklarını yönetebilir.
Sistem ve süreçle ilgili bilgilerin kullanılması
Kullanıcı: Ağ üzerinde yer alan herhangi bir bilgisayarı kullanabilen kişiler kullanıcı adı ve adreslerini kullanarak bilgisayardan QPR Portalı açabilirler. Portallar kişilerin çok sık kullandıkları unsurları, kısayol tuşlarını, dil seçeneklerini, şifrelerini değiştirebildikleri özelleşebilen iletişim ekranlarıdır. Bu ekranlarda Designerde oluşturulan her türlü bilgiye ulaşılabilir. Bunlar organizasyon yapısı, süreçler, süreç haritaları, süreç adımları, dokümanlar, süreç aralarında dolaşımı sağlayan süreçler arası ilişkiler, görev tanımları ve kişiler gibi unsurlardır.
Kullanıcılar her bir yönetim unsuru için geri bildirimde bulunabilir, görüş bildirebilir, aksiyon açabilir, düzeltici faaliyet başlatabilir, risk tanımlayabilir ve tüm bunları yaparken doküman paylaşımını da gerçekleştirebilirler.
Yeni bir kişi işe başladığında eğer daha önce tanımlanmış bir organizasyon birimine başladıysa kişinin ismini o departmanın alanına yazarak o kişinin kurum içinde yapacağı tüm süreçler, dokümanlar ve gereken bilgiler tanımlanmış olacaktır. Portal üzerindeki modelde gezinerek yapacağı işin tüm ayrıntılarını çok kolaylıkla öğrenmiş olacaktır.
QPR ProcessDesigner yardımıyla ISO 9001, ISO 14001 ve benzeri standartların gerektirdiği entegre yapıyı kolaylıkla oluşturmak ve tüm dokümanlarla ilişkisini kurmak mümkündür.
QPR ProcessDesigner sayesinde dokümanlarla boğuşmak yerine işlere ve süreçlere daha fazla odaklanmak mümkün olmaktadır.
Kısacası, QPR ProcessDesigner ile tanımlanan yönetim biçimi, portal yardımıyla tüm kullanıcılara aktarılmakta, değişiklikler çok kolaylıkla yapılmakta, farklı şehir ve ülkede olsalar dahi tüm kullanıcılara anında iletilmekte, herkes güncel bilgi ve dokümanlarla çalışma olanağına kavuşmaktadır. QPR ProcessDesigner aynı zamanda etkin bir iletişim, öğrenme ve bilgileri paylaşma aracıdır.
QPR Process Designer, aynı zamanda kurumsal performans yönetimi yazılımı QPR Metrics ve Collaborative Yönetim uygulaması olan QPR Portal ile hem ayrı ayrı kullanılabilen hem de birbirini tamamlayan entegre yapının bir modülüdür.
QPR ProcessDesigner’ın Özellikleri Nelerdir?
QPR ProcessDesigner Yararları Nelerdir?