Süreç Yönetimi ve Önemi
Giderek artan küreselleşme ve rekabet, kuruluşların dünden daha iyi halde olmalarını zorunluluk haline getirmektedir. Kuruluş pazarlamadan satışa, üretimden stok yönetimine, yeni ürün geliştirmeden müşteri şikayetlerine cevap vermeye, ambalajlamadan sevkıyata kadar daha iyi iş süreçlerine sahip olmadıkça, mevcut süreçlerini geliştirmedikçe rekabet şansını yitirmektedir. Zira muhtemelen rakipleri de iş süreçlerini iyileştirmeye çalışıyor.
İş süreçlerinin belirlenmesi, aralarındaki ilişkinin ve sıranın tanımlanması, katma değer yaratmalarına göre önem derecelerine ayrılması, ölçülmesi, analiz edilmesi ve geliştirilmesi süreç yönetiminin genel kapsamını oluşturmaktır.
Süreç Yönetimi Danışmanlığı Kapsamı
Süreç yönetimi danışmanlığı kuruluşunuzun ihtiyaçlarına, yönetim kültürüne, büyüklüğüne, sektörüne, strateji ve hedeflerine ve bu konularda yapılmış olan çalışmaların türü ve cinsine bağlı olarak değişmektedir. Bu konuda ihtiyacın doğru olarak belirlenmesi, verilecek danışmanlık hizmetinin yararını da önemli ölçüde etkilemektedir. Bu nedenle kuruluşunuzun süreç yönetimi oluşturmaya yönelik danışmanlık ihtiyaçlarını belirlemek, çalışmanın kapsamını, proje planı ve ayrıntılarını belirlemek için ön değerlendirme çalışması yapılmaktadır.
Her kuruluşta farklı olarak uygulanmakla birlikte süreç yönetimi kapsamı genel olarak aşağıdaki gibi sıralanabilir. Kapsam duruma göre daraltılabilir veya genişletilebilir.
Kuruluşun tüm işlerinin ve süreçlerinin belirlenmesi
Süreç haritalarının oluşturulması
Süreçlerin tanımlanması ve dokümante edilmesi
Süreç ve süreçler arası ilişkilerin belirlenmesi ve tanımlanması
Süreç-Departman-Doküman-çalışan ilişkilerinin belirlenmesi
Süreç sahiplerinin belirlenmesi
Önemli süreçlerin belirlenmesi
Kritik süreçlerin belirlenmesi
Süreç performans kriterlerinin belirlenmesi
Süreçlerin ölçülmesi
Süreç analizi
Süreçlerin iyileştirilmesi
Çalışma Yöntemi
Süreçlerle yönetim konusunda farklı sektör ve büyüklükte kuruluşlara 15 yıldan bu yana vermiş olduğumuz danışmanlık ve eğitim hizmetleri ve yabancı iş ortaklarımızla birlikte çalışmaktan biriktirdiğimiz Know How’dan yararlanarak bir çalışma yöntemi geliştirmiş bulunmaktayız. Bazı adımlarına aşağıda verdiğimiz bu çalışma yöntemi her kuruluş için farklı şekilde hayata geçirilmektedir. Ön değerlendirme sonucunda belirleyeceğimiz çalışma yöntemi kuruluşunuza özel olacaktır.
Ön Değerlendirme
İhtiyaçlarınızı tam ve doğru olarak belirleyebilmek, kuruluşunuzun mevcut durumunu bir fotoğraf gibi çekebilmek için yapılan bir çalışmadır. Bu çalışma çalışanların bakış açısını, kuruluşun süreçlerini, kuvvetli ve zayıf yanları, geliştirilmesi gereken alanları, şirketin kültürünü, ve yapılması gereken çalışmaları ortaya koyar. Ön değerlendirme sonunda elde edilen bulgular değerlendirilerek proje hedefleri belirlenir, proje planı kesinleştirilerek uygulamaya sokulur.
Ayrıntılı proje planı
Süreç Yönetimi oluşturma ve iyileştirme danışmanlığı hizmeti ile ilgili olarak ön değerlendirmeden sonra ayrıntılı bir proje planı hazırlanır. Yapılacak faaliyetler, sorumlular, tarih ve kriterler ayrıntılı olarak bu planda yer alır. Proje boyunca bu plana uyularak belirtilen zamanda çalışmaların başarıyla tamamlanması sağlanır.
Süreç Geliştirme ekibi
Kuruluşunuzun büyüklüğüne bağlı olarak bir süreç geliştirme ekibi oluşturulabilir. Arzu edilirse ilk kuruluş esnasında görev yapacak süreç geliştirme ekibi bizim tarafımızdan sağlanabilir.
Üst Yönetim Bilgilendirme ve Workshop
Kuruluşunuzun durumuna göre üst yönetimin ve üst düzey yöneticilerin katıldığı bilgilendirme ve süreç haritası belirleme workshopu yapılır. Yönetim Sistemi için gereken Temel Süreçler belirlenecek ve devamında yapılacak olan Süreç Yönetimi çalışmalarının altyapısı hazırlanmış olacaktır. Bu çalışmada Süreç Yönetimi içinde yer alacak organizasyon şeması değerlendirilerek ve gözden geçirilecektir. Süreç sahipleri de bu toplantıda belirlenecektir.
Uygulama Workshopları
Daha sonraki workshoplarda temel süreçlerin altında yer alan süreçler ve alt süreçler oluşturulur, bu süreçlerin oluşturulmasında üst yönetim workshop’unda belirlenmiş olan temel süreçler esas alınır. Bu workshoplar proje planını uygun olarak gerçekleştirilir. Gerektiği hallerde proje planı birlikte revize edilebilir. Süreç ve alt süreçlerle ilgili ayrıntılı çalışmalarda süreç sahibi ve konu ile ilgili çalışanların ve Süreç Geliştirme Ekibinin katılımı sağlanacaktır.
Süreçlerin dokümanlar, organizasyon birimleri, yetki ve sorumluluklar, kişiler ve diğer süreçlerle ilişkileri belirlenir ve süreç yönetimi için kullanılan yazılıma aktarılarak tanımlanır.
Süreçlerin kullanıcılarla paylaşılması
Oluşturulan süreçlerin hayata geçirilebilmesinde için tüm kullanıcılarla anında-paylaşmak en önemli unsurlardan biridir. Zira süreçler belirlenmek ve klasörlerde saklanmak için değil hayata geçirilmek için oluşturulmuşlardır. Sürecin tüm kullanıcıları özellikle kendileri ile ilgili olanları tam ve doğru olarak bilmek durumundadırlar. Bu nedenle süreçler uygun bir teknoloji kullanarak tam zamanında süreçlerle ilgili tüm güncel bilgiyi tüm kullanıcılara anında paylaşılmalıdır. Bu aynı zamanda işi doğrudan yapan kullanıcıların süreçlerle ilgili geri bildirim yapabilmelerine de olanak vermelidir. Kalite Sistem Danışmanlık olarak süreç yönetim teknolojisi olarak dünyada 20 yılı aşkın bir süredir kullanılan ve çok bilinen QPR ProcessDesigner ve ilgili ürünleri kullanarak müşterilerimize süreçlerini yönetmede önemli katma değer sağlıyoruz.
Süreçlerin Ölçülmesi
Süreçlerin yönetilebilmesi için çalışma kriterlerinin, hedeflerinin belirlenmesi ve daha sonra bunların ölçülebilmesi gerekir. Süreçlerin iyileştirilmesinin temel aracı ise süreçlerin performanslarının ölçülmesidir. Ayrıca süreçlerin kuruluşun hedefleri ve stratejileri yönünde çalışması da önemlidir. Kuruluşunuzun strateji ve hedeflerine yönelik olarak süreç performans kriterleri belirlenir ve ölçülmesi için gerekli adımlar başlatılır. Kuruluşunuzun hedefleri ile süreçler arasında ilişki kurmak ve süreçleri dinamik olarak ölçmek istenirse QPR Metrics kullanılabilir.
Süreçlerle Yönetimin sürdürülmesi
Süreç Yönetimini oluşturduktan sonra daha önemli konu süreç yönetiminin sürdürülmesi ve iyileştirilmesidir. Süreçlerle ilgili tüm akış, bilgi, doküman ve ilişkiler tüm kullanıcıların kolayca ulaşabileceği bir ortamda güncel ve doğru olarak bulunmalıdır. İşlerin yapılması ve müşteri beklentilerindeki değişime bağlı olarak süreç güncellenmeli ve anında kullanıma sunulmalıdır. Tüm uygulayıcılar ve süreç içinde yer alan süreç katılımcıları süreçlerle ilgili görüş ve düşüncelerini itecek bir ortam bularak süreç iyileştirilmesine katkıda bulunabilme olanağı bulabilmelidirler. Bütün bu olanakları sağlayan bir yazılım ve teknoloji olmaksızın süreç yönetimini sürdürmek ve beklenen yararları sağlamak çok zordur.